Contratar software a medida puede resolver un problema importante de tu empresa. También puede crear uno nuevo si el proyecto empieza sin aclarar qué incluye, qué necesita para funcionar y quién se ocupará de él después de la entrega.
No hace falta prever cada detalle antes de firmar. Sí conviene convertir las dudas principales en acuerdos que ambas partes puedan comprobar. Estos son siete errores que una pyme puede evitar al evaluar propuestas.
Acordad qué vais a comprar
1. Describir el alcance solo con objetivos generales. «Automatizar los pedidos» no explica qué ocurre con una devolución, un pedido duplicado o una factura rectificativa. Dos propuestas pueden parecer equivalentes y contemplar trabajos muy distintos.
Describid los usuarios, las tareas prioritarias y los casos excepcionales habituales. Para cada función importante, acordad un criterio de aceptación: qué tendrá que hacer para darla por terminada. Separad lo imprescindible para la primera versión de lo que puede esperar y estableced cómo se solicitarán, valorarán y aprobarán los cambios.
2. Comparar presupuestos solo por el precio final. Una oferta puede incluir análisis, pruebas, migración y formación; otra, únicamente el desarrollo. Pedid que ambas desglosen las mismas partidas y señalen qué queda fuera. Revisad también los costes recurrentes, como alojamiento, licencias, servicios de terceros y soporte.
Si prevéis cambios durante el proyecto, reservad un margen en vuestro presupuesto. No debe ser una autorización abierta para gastar más: cada cambio necesita una valoración de coste y plazo antes de aprobarse.
Una propuesta útil no solo dice cuánto cuesta el proyecto. Permite entender qué recibiréis, qué queda pendiente y qué decisiones pueden alterar el precio.
Proteged la continuidad del proyecto
3. Dar por hecho que pagar el desarrollo os da todos los derechos y accesos. El contrato debe aclarar qué derechos de uso y modificación recibís, cómo accederéis al código fuente y al repositorio, y qué documentación y credenciales se entregarán. Identificad los componentes de terceros y sus licencias: no todo lo utilizado en la solución puede cederse en propiedad.
Si el sistema será importante para la operativa, pedid asesoramiento jurídico para revisar estas condiciones. La pregunta práctica es si podríais mantenerlo o cambiar de proveedor sin perder acceso a lo necesario.
4. Dejar el mantenimiento para después. Tras la entrega pueden aparecer errores o cambiar las APIs, los requisitos de seguridad y las necesidades del negocio. Acordad quién atenderá incidencias, durante cuánto tiempo y con qué condiciones. Distinguid correcciones, actualizaciones técnicas y nuevas funcionalidades: no son el mismo servicio.
Precisad también quién gestionará el alojamiento, las copias de seguridad, la recuperación y la monitorización. Así evitaréis descubrir responsabilidades sin asignar cuando surja un problema.
Comprobad integraciones y datos antes de construir
5. Suponer que los sistemas «ya se conectarán». Que vuestro ERP, CRM o tienda online tenga una API no garantiza que la integración prevista sea viable en las condiciones esperadas. Puede haber restricciones de acceso, límites de uso o diferencias entre formatos.
Enumerad las conexiones necesarias y pedid una validación técnica de las críticas. Definid qué datos se intercambian, en qué dirección, con qué frecuencia y qué sucede si falla la sincronización. Si dependéis de permisos o trabajos de un tercero, esa dependencia debe figurar en la propuesta.
6. Dejar la migración y la salida de datos para el final. Los registros antiguos pueden contener duplicados, campos incompletos o formatos incompatibles. Acordad quién limpiará y validará la información, cómo se probará una migración con datos representativos y qué haréis si el resultado no es correcto.
Preguntad además cómo podréis exportar los datos en un formato utilizable si termina la relación con el proveedor. Cuando se traten datos personales, revisad las responsabilidades y los acuerdos de protección de datos que correspondan.
Una demostración con datos de ejemplo enseña una pantalla. Una prueba con casos representativos ayuda a comprobar si la solución encaja con vuestra operativa.
Elegid al proveedor por cómo trabajará con vosotros
7. Decidirse solo por la demostración comercial. Preguntad quién será vuestro interlocutor, cómo comunicarán avances y bloqueos, cuándo veréis entregables funcionales y quién participará en las pruebas. Solicitad un calendario por fases con los supuestos de la propuesta y las tareas que dependerán de vuestra empresa.
Antes de elegir, comprobad que el proveedor puede explicar qué necesita de vosotros para cumplir el plan. Una propuesta clara debería permitir hablar tanto de los riesgos como de las funcionalidades.
Preguntas frecuentes antes de firmar
¿Conviene contratar todo el proyecto de una vez? Depende de cuánto se sepa ya sobre los procesos y las integraciones. Si hay incertidumbres importantes, una primera fase de análisis con entregables definidos puede ayudaros a decidir el desarrollo. Si el alcance está claro, podéis pactar entregas y aceptaciones por fases dentro del mismo contrato.
¿Qué documentación deberíamos pedir? La necesaria para usar, desplegar y mantener lo entregado: funcionalidades acordadas, configuración, integraciones, accesos bajo vuestro control y procedimientos de copias y recuperación. Su detalle dependerá de la complejidad del sistema; acordadlo antes de empezar.
Contratar con menos riesgo no significa eliminar todos los imprevistos, sino saber cómo se tomarán las decisiones cuando aparezcan. Si estáis valorando un proyecto de software a medida, en SG Informática podemos ayudaros a revisar el alcance, las dependencias y el presupuesto antes de comprometer la inversión.
