El control de stock en farmacias no consiste solo en consultar cuántas unidades figuran en pantalla. La cifra debe corresponder con lo que hay físicamente, distinguir lo disponible de lo apartado y reflejar correctamente las entregas parciales. Cuando esos estados se confunden, una falta puede descubrirse justo al intentar dispensar un producto.
Recepción: comprobar antes de dar por disponible
Al recibir un pedido, conviene contrastar producto, presentación, unidades y estado con el pedido y el albarán. Las discrepancias y los artículos pendientes deben quedar identificados para que una entrega parcial no parezca completa. Cuando corresponda según el producto y el procedimiento de la farmacia, también se revisan lote y caducidad.
Después hay que ubicar lo recibido y mantener diferenciadas las unidades disponibles, reservadas o apartadas por una incidencia. Es una práctica de organización del equipo, no una tarea que deba suponerse automatizada por el programa.
Caducidades y rotación: decidir qué revisar y cuándo
Un procedimiento útil establece quién comprueba las caducidades, con qué frecuencia y qué hace cuando encuentra un producto que requiere revisión o retirada del stock disponible. Situar delante las unidades con vencimiento más próximo puede ayudar a la rotación, siempre que se respeten las condiciones de conservación y los criterios aplicables a cada producto. El registro informático no sustituye la comprobación física.
La rotación también orienta la reposición. Un artículo que sale poco puede acumularse si se compra en exceso; uno de alta demanda puede generar faltas si tarda en reponerse. Para decidir cantidades conviene observar la demanda de cada producto y los tiempos habituales de suministro, en lugar de aplicar el mismo mínimo de stock a todo el catálogo.
Faltas e inventarios: investigar la diferencia
Ante una falta, el primer paso es distinguir si no quedan unidades físicas, si existen pero no se localizan o si el registro no refleja bien una entrada, salida o reserva. Anotar las faltas recurrentes ayuda a detectar si el problema se repite en la reposición, el suministro o el registro.
Los recuentos pueden organizarse por zonas, familias o productos con más incidencias, además del inventario general que planifique la farmacia. Si la cantidad física no coincide con la registrada, conviene revisar movimientos recientes, recepciones parciales, ubicaciones y unidades apartadas antes de corregir el dato. De lo contrario, la misma diferencia puede volver a aparecer.
Qué comprobar antes de apoyarse en el software
El software puede intervenir en el circuito de compras, entradas, salidas y consulta de existencias, pero las funciones disponibles y su configuración deben comprobarse en cada instalación. No conviene dar por hechos avisos de caducidad, propuestas automáticas de pedido, controles por lote o integraciones sin verificar si existen y cómo se utilizan en esa farmacia.
SG Informática puede estudiar con el equipo sus incidencias habituales y los datos de la instalación para proponer una revisión de procesos, configuración, formación o intervención técnica, según lo que haga falta comprobar. El alcance y el presupuesto de cualquier trabajo se concretan antes de llevarlo a cabo; la farmacia comunica sus necesidades y valida que el circuito resultante funcione en sus tareas cotidianas. Si queréis revisar vuestro proceso de stock, podéis contactar con SG desde su página de Nixfarma para farmacias.
